Kurzbeschreibung

Kanzleiassistent*innen arbeiten – je nach Schwerpunkt – in Notariatskanzleien oder Rechtsanwaltskanzleien. Sie kümmern sich um die Verwaltung, Büroorganisation, das Rechnungswesen, die Korrespondenz, Klient*innenbetreuung und Terminorganisation in der Kanzlei. Außerdem sind sie für die Aktenzuordnung sowie die Aufnahme und Betreuung von  Klient*innen zuständig und unterstützen Notar*innen bzw. Rechtsanwält*innen auch bei ihren fachlichen Arbeiten. Je nach Unternehmen sind sie auch für das  Marketing zuständig, indem sie z. B. Newsletter erstellen und die Webseiten betreuen.

Kanzleiassistent*innen arbeiten in Notariats- bzw. Rechtsanwaltskanzleien und Büros zusammen mit Berufskolleg*innen sowie Notar*innen bzw. Rechtsanwält*innen und haben Kontakt zu ihren  Klient*innen sowie externen Fachkräften z. B. Mitarbeiter*innen von Behörden.

Der Lehrberuf Kanzleiassistent*in ist ein Schwerpunktlehrberuf.
Nähere Beschreibung zu Berufsprofil, Ausbildung, Alternativen etc. findest du bei den folgenden Schwerpunkten:

• Kanzleiassistent*in – Notariatskanzlei
• Kanzleiassistent*in – Rechtsanwaltskanzlei

Tätigkeiten

• Arbeiten im Posteingang und Postausgang erledigen
• Texte und Schriftstücke, wie Unterlagen für Mahn- und Exekutionsverfahren etc., nach Vorgaben erstellen, z. B. für Gerichte, Behörden,  Klient*innen usw.
• Materialbeschaffung, wie z. B. Büromaterial, Dokumente, Büroeinrichtung
• Rechnungslegung und Arbeiten im Rechnungswesen
• Arbeiten im Zusammenhang mit Gericht- und Behördenangelegenheiten, insbesondere Fristlegung von Akten, Schriftstücken und Geschäftsstücken durchführen
• Termine koordinieren, Dienstreisen planen, Verhandlungen und Besprechungen vor- und nachbereiten
• Behörden,  Klient*innen, Parteien anmelden, informieren und betreuen
• Marketingmaterialien erstellen und verschicken
• Statistiken, Dateien, Karteien anlegen und warten
• administrative und verwaltende Tätigkeiten durchführen
• Mitarbeit bei einfachen Gerichten und Verfahren unter Aufsicht des Rechtsanwaltes / der Rechtsanwältin

Anforderungen

In jedem Beruf brauchst du ganz spezielles fachlisches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen, welche fachlichen Kompetenzen in diesem Beruf besonders wichtig sind.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

• Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• genaues und sorgfältiges Arbeiten
• selbstständiges Arbeiten
• Einsatzfreude
• Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
• Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• gute Deutschkenntnisse
• kaufmännisches Verständnis
• schriftliches Ausdrucksvermögen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Aufgeschlossenheit
• Kommunikationsfähigkeit
• Kontaktfreude
• Kund*innenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Belastbarkeit / Resilienz
• Beurteilungsvermögen / Entscheidungsfähigkeit
• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Freundlichkeit
• Rechtsbewusstsein
• Verschwiegenheit / Diskretion

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• Informationsrecherche und Wissensmanagement
• Koordinationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• systematische Arbeitsweise

Arbeitsbereiche

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen Rechtsanwält*innen in allen administrativen Aufgaben. Sie protokollieren Verhandlungen und Gespräche mit  Klient*innen, bereiten den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden, Klient*innen und andere Parteien vor und erstellen Abrechnungen und stellen Rechnungen und Honorarnoten aus.

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen Rechtsanwält*innen und andere Mitarbeiter*innen in Rechtsanwaltskanzleien bei allen administrativen und bei einfachen rechtsspezifischen Aufgaben. Ihre Hauptaufgaben liegen im Office Management und bei laufenden Büroarbeiten. Sie organisieren den E-Mail- und Schriftverkehr, nehmen eingehende Anrufe und Schreiben auf, beurteilen, zu welchem Sachverhalt diese gehören und leiten sie an die zuständigen Kolleg*innen weiter. Sie organisieren und koordinieren Besprechungen und Termine mit Klient*innen, Behörden oder Parteienvertreter*innen, aber auch im Team und protokollieren die Gespräche. Außerdem bereiten sie einfache Unterlagen und den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden, Klient*innen, andere Parteien und Parteienvertreter*innen vor. Unter Aufsicht der Rechtsanwält*innen arbeiten sie an einfachen/routinemäßigen Verfahren bei Gerichten und Behörden mit (z. B. Mahn-, Exekutions- und Insolvenzverfahren), bei Anträgen (z. B. für das Firmen- und Grundbuch), bei Erklärungen (z. B. Abgabenerklärungen) oder Anmeldungen (z. B. Marken- und Musteranmeldungen).

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen aber auch bei Abrechnungen und im  Rechnungswesen. Sie erstellen Abrechnungen und bereiten Honorarnoten vor und arbeiten im Zahlungsverkehr und Mahnwesen mit. Auch bei Marketingaufgaben unterstützen sie, wenn sie z. B.  Newsletter erstellen, Informationsschreiben verfassen, oder bei der Betreuung der Webseite oder von Social Media Kanälen mitarbeiten, indem sie Beiträge erstellen.

Um diese Aufgabe kompetent erfüllen zu können verfügen Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien über grundlegende Kenntnisse in relevanten Rechtsbereichen. Dazugehören vor allem Verfahrens-, Zivil-, Grundbuch-, Firmenbuch-, Kosten- und Standesrecht, das Bürgerlichen Recht und Unternehmens- und Abgaberechte. Wichtig sind für Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien auch Kenntnisse im Mahn-, Insolvenz- und Exekutionsrecht.

Arbeitsumfeld

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen Rechtsanwält*innen in allen administrativen Aufgaben. Sie protokollieren Verhandlungen und Gespräche mit Klient*innen, bereiten den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden, Klient*innen und andere Parteien vor und erstellen Abrechnungen und stellen Rechnungen und Honorarnoten aus.

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen Rechtsanwält*innen und andere Mitarbeiter*innen in Rechtsanwaltskanzleien bei allen administrativen und bei einfachen rechtsspezifischen Aufgaben. Ihre Hauptaufgaben liegen im Office Management und bei laufenden Büroarbeiten. Sie organisieren den E-Mail- und Schriftverkehr, nehmen eingehende Anrufe und Schreiben auf, beurteilen, zu welchem Sachverhalt diese gehören und leiten sie an die zuständigen Kolleg*innen weiter. Sie organisieren und koordinieren Besprechungen und Termine mit Klient*innen, Behörden oder Parteienvertreter*innen, aber auch im Team und protokollieren die Gespräche. Außerdem bereiten sie einfache Unterlagen und den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden,  Klient*innen, andere Parteien und Parteienvertreter*innen vor. Unter Aufsicht der Rechtsanwält*innen arbeiten sie an einfachen/routinemäßigen Verfahren bei Gerichten und Behörden mit (z. B. Mahn-, Exekutions- und Insolvenzverfahren), bei Anträgen (z. B. für das Firmen- und Grundbuch), bei Erklärungen (z. B. Abgabenerklärungen) oder Anmeldungen (z. B. Marken- und Musteranmeldungen).

Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen aber auch bei Abrechnungen und im  Rechnungswesen. Sie erstellen Abrechnungen und bereiten Honorarnoten vor und arbeiten im Zahlungsverkehr und Mahnwesen mit. Auch bei Marketingaufgaben unterstützen sie, wenn sie z. B.  Newsletter erstellen, Informationsschreiben verfassen, oder bei der Betreuung der Webseite oder von Social Media Kanälen mitarbeiten, indem sie Beiträge erstellen.

Um diese Aufgabe kompetent erfüllen zu können verfügen Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien über grundlegende Kenntnisse in relevanten Rechtsbereichen. Dazugehören vor allem Verfahrens-, Zivil-, Grundbuch-, Firmenbuch-, Kosten- und Standesrecht, das Bürgerlichen Recht und Unternehmens- und Abgaberechte. Wichtig sind für Kanzleiassistent*innen in Rechtsanwaltskanzleien auch Kenntnisse im Mahn-, Insolvenz- und Exekutionsrecht.

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien arbeiten im Sekretariat von Notariatskanzleien gemeinsam mit Notar*innen sowie mit Berufskolleg*innen und weiteren administrativen oder kaufmännischen Fachkräften. Sie stehen im direkten Kontakt zu Klient*innen (Mandant*innen) und zu Mitarbeiter*innen von Behörden und Gerichten.

Kanzleiassistent*innen arbeiten hauptsächlich während den betriebsüblichen Bürozeiten und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig. Wenn beispielsweise behördliche Fristen eingehalten werden müssen, können auch Mehrarbeit und Überstunden notwendig werden.

Arbeitsmittel

Rechtskanzleiassistentinnen und -assistenten arbeiten in Büroräumen an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie arbeiten mit Computer, Internet und verschiedenen, teils auch berufsspezifischen Softwareprogrammen, sie bedienen Kopiergeräte, Drucker und Scanner sowie Telefon- und Gegensprechanlagen. Sie verwenden unterschiedliche Formulare und führen Datenbanken, Terminkalender, Liste, Journale, Protokolle und benutzen diverses Büromaterial.