Kurzbeschreibung

Eventkaufleute entwickeln Konzepte und Ideen für Veranstaltungen und Events, wie zum Beispiel Konzerte, Festivals, Konferenzen, Tagungen, Messen aber auch kleinere Veranstaltungen wie Unternehmensfeiern, Kundenveranstaltungen, Hochzeiten usw. Sie erstellen Ablaufpläne und Programme, buchen Räume, Bands, Catering, versenden Einladungen oder auch Marketingmaterialen und organisieren das Personal zur Betreuung der Gäste.

Nach dem Abschluss der Veranstaltung rechnen sie die Kosten ab und kontrollieren das Budget. Zur erfolgreichen Umsetzung einer Veranstaltung arbeiten Eventkaufleute mit Fachkräften aus verschiedenen Branchen zusammen, wie etwa Künstler*innen, Musiker*innen, Veranstaltungstechniker*innen).

Tätigkeiten

• Veranstaltungen und Events aller Art organisieren, planen und durchführen
• Veranstaltungen mit Auftraggeber*innen besprechen, Kund*innen beraten
• Konzepte, Ablaufpläne und Finanzierungspläne erstellen
• Angebote von Fremdfirmen einholen und vergleichen, Aufträge erteilen
• mit Künstler*innen, Mitarbeiter*innen, Sponsor*innen usw. kommunizieren
• Einladungen aussenden, Medien informieren, Werbe- und PR-Maßnahmen durchführen
• Personal und Programmablauf koordinieren
• Kosten kontrollieren, Nachbesprechungen durchführen

Anforderungen

Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.

Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.

Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

• Auge-Hand-Koordination
• Farbsehen
• Fingerfertigkeit
• gute körperliche Verfassung

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• gutes Gedächtnis
• handwerkliche Geschicklichkeit
• räumliches Vorstellungsvermögen
• technisches Verständnis
• Zahlenverständnis und Rechnen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Kommunikationsfähigkeit
• Kund*innenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Belastbarkeit / Resilienz
• Beurteilungsvermögen / Entscheidungsfähigkeit
• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Geduld
• Sicherheitsbewusstsein
• Umweltbewusstsein

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• Kreativität
• logisch-analytisches Denken / Kombinationsfähigkeit
• Planungsfähigkeit
• Prozessverständnis
• systematische Arbeitsweise

Arbeitsbereiche

Eventkaufleute organisieren Veranstaltungen für Einzelpersonen, Unternehmen oder Eventdienstleister*innen. Zu ihren Aufgaben zählen die Analyse von Kundenanforderungen, um die Bedürfnisse der Kund*innen abdecken zu können. Auf Basis der Wünsche und Anforderungen der Kund*innen entwickeln sie ein Konzept für die Veranstaltung, sie wählen eine geeignete Location/Veranstaltungsort aus und suchen passende Dienstleister*innen und Personal für die Durchführung Gestaltung des Events, die zur erfolgreichen Umsetzung beitragen, z. B. Florist*innen, Catering und Servicepersonal, Musiker*innen, Künstler*innen (etwa Performancekünstler*innen), Tontechniker*innen, Lichttechniker*innen usw.

Eventkaufleute sind für das Planen und Durchführen eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung zuständig. Ebenso erstellen sie Kosten- und Finanzpläne, die dem Budget ihrer Auftraggeber*innen entsprechen. Bei der Auswahl einer Location für die Veranstaltung überprüfen sie, ob die Anforderungen in Bezug auf Sicherheit und Infrastruktur am Veranstaltungsort erfüllt werden. Nach dem Abschluss einer Veranstaltung sind Eventkaufleute für die Kontrolle der Kosten bzw. des Budgets und für die finale Abrechnung und Dokumentation des Events zuständig.

Wichtig für die Arbeit der Eventkaufleute ist die Kundenberatung und das Kundenmanagement. Unter Einsatz ihrer sozialen Kompetenzen und geeigneter Kommunikationsstrategien beraten sie ihre Kund*innen über betriebliche Leistungen und eruieren so Vorstellungen und Budget ihrer Auftraggeber*innen. Dabei bearbeiten sie Kundenanfrage, erstellen Angeboten und nehmen die Aufträge entgegen. Da bei der Eventplanung immer wieder unvorhergesehene Ereignisse eintreten, gehört zu ihren Aufgaben auch das Krisenmanagement und ein kompetenter Umgang mit Beschwerden und Reklamationen.

Eventkaufleute verfügen über fundiertes Wissen in den Bereichen Beschaffungswesen, Marketing und PR, Organisation und Dokumentation, Auftrags- und Angebotserstellung, Büromanagement, schriftliche und persönliche Kommunikation, Rechnungswesen usw.

Arbeitsumfeld

Eventkaufleute arbeiten in Büros, Veranstaltungs-, Messe- und Konzerthallen, Ausstellungs-, Kongress- und Seminarräumlichkeiten sowie im Freien oder in privaten Räumlichkeiten der Kund*innen. Je nach Veranstaltung und Aufgabenbereich arbeiten sie mit diversen Fachkräften aus den Bereichen Tourismus, Gastronomie und Kultur zusammen, z. B. Veranstaltungstechniker*innen, Lichttechniker*innen, Tontechniker*innen, Musiker*innen, Catering-Spezialist*innen usw.

Da Events häufig am Abend oder Wochenende stattfinden, sind Eventkaufleute auch dann im Einsatz, wenn andere Menschen frei haben. Events unterliegen oft einem straffen Zeitplan, deshalb muss der Eventkaufmann bzw. die Eventkauffrau in der Lage sein unter zeitlichem Druck zu arbeiten. Auch mit Mehrarbeit und Überstunden muss in diesem Beruf gerechnet werden.

Eventkaufleute arbeiten primär von ihrem Büro aus, sind aber auch bei ihren Kundinnen und Kunden und am Veranstaltungsorten selbst tätig. Daher ist eine gewisse Mobilität erforderlich.

Arbeitsmittel

Eventkaufleute arbeiten mit Computern und Laptops und entsprechender Büro- und Planungssoftware. Zur effizienten Kommunikation verwenden sie Telefonanlagen, Mobiltelefone (Smartphones), aber auch Video- und Onlinekommunikation. Während einer Veranstaltung setzen sie mitunter auch Funkgeräte ein. Sie bedienen Drucken, Scanner und Kopiergeräte, führen Datenbanken und Dokumentationen und verwenden diverses Büromaterial. Für ihre Präsentationen benutzen sie Flipcharts, Beamer und Videos. Mitunter setzen sie dabei auch Simulationsprogramme ein.