Lehre als

Eventkaufmann/frau

Du liebst Konzerte und Festivals so sehr, dass du am liebsten selbst eines organisieren möchtest? Dann hast du jetzt deinen Traumberuf entdeckt!

Kurzbeschreibung

Eventkaufleute entwickeln Konzepte und Ideen für Veranstaltungen und Events, wie zum Beispiel Konzerte, Festivals, Konferenzen, Tagungen, Messen aber auch kleinere Veranstaltungen wie Unternehmensfeiern, Kundenveranstaltungen, Hochzeiten usw. Sie erstellen Ablaufpläne und Programme, buchen Räume, Bands, Catering, versenden Einladungen oder auch Marketingmaterialen und organisieren das Personal zur Betreuung der Gäste.

Nach dem Abschluss der Veranstaltung rechnen sie die Kosten ab und kontrollieren das Budget. Zur erfolgreichen Umsetzung einer Veranstaltung arbeiten Eventkaufleute mit Fachkräften aus verschiedenen Branchen zusammen, wie etwa Künstler*innen, Musiker*innen, Veranstaltungstechniker*innen).

Tätigkeiten

  • Veranstaltungen und Events aller Art organisieren, planen und durchführen
  • Veranstaltungen mit Auftraggeber*innen besprechen, Kund*innen beraten
  • Konzepte, Ablaufpläne und Finanzierungspläne erstellen
  • Angebote von Fremdfirmen einholen und vergleichen, Aufträge erteilen
  • mit Künstler*innen, Mitarbeiter*innen, Sponsor*innen usw. kommunizieren
  • Einladungen aussenden, Medien informieren, Werbe- und PR-Maßnahmen durchführen
  • Personal und Programmablauf koordinieren
  • Kosten kontrollieren, Nachbesprechungen durchführen

So viel wirst du in etwa verdienen

Dein Lehrlingseinkommen (brutto) laut Kollektivvertrag (Stand 2024).

freie Vereinbarung

1.-4. Lehrjahr

kein Kollektivvertrag

Anforderungen

Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.

Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.

 

Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

 

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

  • Auge-Hand-Koordination
  • Farbsehen
  • Fingerfertigkeit
  • gute körperliche Verfassung

 

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

  • Anwendung und Bedienung digitaler Tools
  • Datensicherheit und Datenschutz
  • gutes Gedächtnis
  • handwerkliche Geschicklichkeit
  • räumliches Vorstellungsvermögen
  • technisches Verständnis
  • Zahlenverständnis und Rechnen

 

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

  • Kommunikationsfähigkeit
  • Kund*innenorientierung

 

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

  • Aufmerksamkeit
  • Belastbarkeit / Resilienz
  • Beurteilungsvermögen / Entscheidungsfähigkeit
  • Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
  • Geduld
  • Sicherheitsbewusstsein
  • Umweltbewusstsein

 

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

  • Kreativität
  • logisch-analytisches Denken / Kombinationsfähigkeit
  • Planungsfähigkeit
  • Prozessverständnis
  • systematische Arbeitsweise

Berufsschulen

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Berufsschule für Bürokaufleute

Meiselstraße 19

1150 Wien

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FAQs

Du hast Fragen? Wir haben Antworten.

Muss ich mich selber bei der Berufsschule anmelden?

Nein, das macht das Unternehmen für dich, bei dem du die Lehre beginnst.

Nach dem Bewerbungsgespräch: Was tun, wenn sich niemand meldet?

Erkundige dich nach deinem Bewerbungsgespräch, bis wann du benachrichtigt wirst ob du die Lehrstelle bekommst. Sollte sich bis dahin niemand bei dir melden, kannst du im Unternehmen anrufen und dich höflich erkundigen.

In meinem Wunschbetrieb ist die Lehre, die ich gerne machen würde, nicht ausgeschrieben – muss ich mir jetzt etwas Anderes überlegen?

Wenn du deinen Traumberuf auf Anhieb nirgends ausgeschrieben siehst, ist das nicht unbedingt ein Grund die Zukunftspläne komplett überdenken zu müssen – du kannst dich auch bei einem Betrieb bewerben, ohne dass dieser eine Stellenanzeige geschalten hat. Das nennt man Initiativbewerbung.

Wie oft muss ich in die Berufsschule?

Neben der Arbeit im Betrieb muss jeder Lehrling in die Berufsschule gehen. Je nach Lehrberuf besuchst du als Lehrling eine Berufsschule in Vorarlberg oder in einem anderen Bundesland – deshalb variiert auch wie oft bzw. wie lange du die Berufsschule besuchst: In die ganzjährige Berufsschule gehst du mindestens einen ganzen Tag oder zwei halbe Tage in der Woche. Bei der lehrgangsmäßigen Berufsschule gehst du nicht wöchentlich zur Schule, sondern mindestens 8 Wochen durchgehend am Stück. Bei der saisonmäßigen Berufsschule wird die Schulzeit auf eine bestimmte Jahreszeit geblockt.

Wie finde ich Betriebe, die Lehrlinge ausbilden?

Unter dem Menüpunkt „Lehrbetriebe“ findest du eine Auflistung aller Betriebe Vorarlbergs, die Lehrlinge ausbilden und auch in welchen einzelnen Lehrberufen. Wenn du schon weißt welchen Beruf du gerne erlernen willst, klicke einfach auf den Lehrberuf unter dem Menüpunkt „Lehrberufe“ und du findest die Firmen, die Lehrlinge genau in deinem gewünschten Beruf ausbilden.

Was muss ich vor dem Bewerbungsgespräch beachten?

Plane am Tag des Bewerbungsgesprächs genug Zeit ein, du solltest niemals zu spät zum vereinbarten Termin kommen. Informier' dich schon vorher wie du am besten zur Adresse des Unternehmens kommst, welcher Bus oder Zug dich dort hinbringt oder wie lange die Fahrt dauert. Achte auf ein gepflegtes Aussehen, lass unbedingt den Kaugummi weg und schalte dein Handy aus. Sollte es passieren, dass du den Termin absagen musst (z. B. weil du krank bist) ruf früh genug bei deiner Ansprechperson im Unternehmen an und verschiebe deinen Termin.

Arbeitsbereiche

Eventkaufleute organisieren Veranstaltungen für Einzelpersonen, Unternehmen oder Eventdienstleister*innen. Zu ihren Aufgaben zählen die Analyse von Kundenanforderungen, um die Bedürfnisse der Kund*innen abdecken zu können. Auf Basis der Wünsche und Anforderungen der Kund*innen entwickeln sie ein Konzept für die Veranstaltung, sie wählen eine geeignete Location/Veranstaltungsort aus und suchen passende Dienstleister*innen und Personal für die Durchführung Gestaltung des Events, die zur erfolgreichen Umsetzung beitragen, z. B. Florist*innen, Catering und Servicepersonal, Musiker*innen, Künstler*innen (etwa Performancekünstler*innen), Tontechniker*innen, Lichttechniker*innen usw.

Eventkaufleute sind für das Planen und Durchführen eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung zuständig. Ebenso erstellen sie Kosten- und Finanzpläne, die dem Budget ihrer Auftraggeber*innen entsprechen. Bei der Auswahl einer Location für die Veranstaltung überprüfen sie, ob die Anforderungen in Bezug auf Sicherheit und Infrastruktur am Veranstaltungsort erfüllt werden. Nach dem Abschluss einer Veranstaltung sind Eventkaufleute für die Kontrolle der Kosten bzw. des Budgets und für die finale Abrechnung und Dokumentation des Events zuständig.

Wichtig für die Arbeit der Eventkaufleute ist die Kundenberatung und das Kundenmanagement. Unter Einsatz ihrer sozialen Kompetenzen und geeigneter Kommunikationsstrategien beraten sie ihre Kund*innen über betriebliche Leistungen und eruieren so Vorstellungen und Budget ihrer Auftraggeber*innen. Dabei bearbeiten sie Kundenanfrage, erstellen Angeboten und nehmen die Aufträge entgegen. Da bei der Eventplanung immer wieder unvorhergesehene Ereignisse eintreten, gehört zu ihren Aufgaben auch das Krisenmanagement und ein kompetenter Umgang mit Beschwerden und Reklamationen.

Eventkaufleute verfügen über fundiertes Wissen in den Bereichen Beschaffungswesen, Marketing und PR, Organisation und Dokumentation, Auftrags- und Angebotserstellung, Büromanagement, schriftliche und persönliche Kommunikation, Rechnungswesen usw.

Arbeitsumfeld

Eventkaufleute arbeiten in Büros, Veranstaltungs-, Messe- und Konzerthallen, Ausstellungs-, Kongress- und Seminarräumlichkeiten sowie im Freien oder in privaten Räumlichkeiten der Kund*innen. Je nach Veranstaltung und Aufgabenbereich arbeiten sie mit diversen Fachkräften aus den Bereichen Tourismus, Gastronomie und Kultur zusammen, z. B. Veranstaltungstechniker*innen, Lichttechniker*innen, Tontechniker*innen, Musiker*innen, Catering-Spezialist*innen usw.

Da Events häufig am Abend oder Wochenende stattfinden, sind Eventkaufleute auch dann im Einsatz, wenn andere Menschen frei haben. Events unterliegen oft einem straffen Zeitplan, deshalb muss der Eventkaufmann bzw. die Eventkauffrau in der Lage sein unter zeitlichem Druck zu arbeiten. Auch mit Mehrarbeit und Überstunden muss in diesem Beruf gerechnet werden.

Eventkaufleute arbeiten primär von ihrem Büro aus, sind aber auch bei ihren Kundinnen und Kunden und am Veranstaltungsorten selbst tätig. Daher ist eine gewisse Mobilität erforderlich.

Arbeitsmittel

Eventkaufleute arbeiten mit Computern und Laptops und entsprechender Büro- und Planungssoftware. Zur effizienten Kommunikation verwenden sie Telefonanlagen, Mobiltelefone (Smartphones), aber auch Video- und Onlinekommunikation. Während einer Veranstaltung setzen sie mitunter auch Funkgeräte ein. Sie bedienen Drucken, Scanner und Kopiergeräte, führen Datenbanken und Dokumentationen und verwenden diverses Büromaterial. Für ihre Präsentationen benutzen sie Flipcharts, Beamer und Videos. Mitunter setzen sie dabei auch Simulationsprogramme ein.

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