Kurzbeschreibung

Reisebüroassistent*innen informieren und beraten ihre Kund*innen über Reisen und Veranstaltungen aller Art. Sie vermitteln Reisen ins In- und Ausland und betreuen ausländische Tourist*innen, die nach Österreich kommen. Sie arbeiten in Büro- und Beratungsräumen von Reisebüros und bei Reiseveranstalter*innen. Dabei verwenden sie Informations- und Kommunikationsmittel wie Computer, Telefon und Fax. Nach Absprache mit ihren Kund*innen buchen sie Hotelzimmer und Flugtickets und kümmern sich um Fahrtrouten und Führungen. Sie arbeiten eng mit Reiseverkehrsfachleuten, Tourismuskaufleuten, Reiseleiter*innen usw. zusammen und haben Kontakt mit ihren Kund*innen.

Tätigkeiten

• Reiseleistungen und Nebenleistungen des Reisebüros und der Leistungsträger anbieten, verkaufen bzw. vermitteln, organisieren, reservieren und abwickeln
• Kund*innen über verschiedene Destinationen, Transportmittel und deren Tarife, Reiseversicherungen, länderspezifische Erfordernisse und Bedingungen beraten, auch in einer Fremdsprache
• Kund*innen- und Verkaufsgespräche führen, Verkaufsabschluss unter Berücksichtigung der rechtlichen Vorschriften
• Reklamationen entgegennehmen und bearbeiten
• den einschlägigen Schriftverkehr führen, auch in Englisch
• Tickets, Fahrausweise und Reiseunterlagen (Gutscheine) sowie einschlägige Bestätigungen und Rechnungen ausstellen, Formulare ausfüllen sowie Arbeiten im Zahlungsverkehr durchführen (auch Umrechnung von Fremdwährungen)
• bei der Planung und Durchführung von Werbemaßnahmen sowie bei der Erstellung von Reisekatalogen und Prospekten mitwirken
• administrative Arbeiten mit Hilfe der betrieblichen Informations- und Kommunikationssysteme durchführen
• an der betrieblichen Buchführung und Kostenrechnung mitwirken
• Statistiken, Dateien und Karteien anlegen, warten und auswerten

Anforderungen

In jedem Beruf brauchst du ganz spezielles fachlisches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen, welche fachlichen Kompetenzen in diesem Beruf besonders wichtig sind.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

• Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• genaues und sorgfältiges Arbeiten
• selbstständiges Arbeiten
• Einsatzfreude
• Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
• Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

• gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• Fremdsprachenkenntnisse
• gute Deutschkenntnisse
• kaufmännisches Verständnis

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Aufgeschlossenheit
• Hilfsbereitschaft
• Kommunikationsfähigkeit
• Kontaktfreude
• Kritikfähigkeit
• Kund*innenorientierung
• Verkaufstalent

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Freundlichkeit
• Geduld

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild
• Reisebereitschaft

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• Koordinationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Planungsfähigkeit
• systematische Arbeitsweise

Arbeitsbereiche

Reisebüroassistent*innen, die bei Reiseveranstalter*innen beschäftigt sind, organisieren Reisen und erstellen Reiseangebote. Reisebüroassistent*innen in Reisebüros beraten Kund*innen und verkaufen Reiseprogramme. Sie vermitteln Reisen ins In- und Ausland (Outgoing-Bereich) und betreuen ausländische Tourist*innen, die nach Österreich reisen (Incoming-Bereich).

Reisebüroassistent*innen organisieren Reisen und Reisedienstleistungen wie Beförderung (Flug, Bahn, Bus), Verpflegung, Unterbringung, Führungen, Ausflüge usw. Sie legen vorerst mit ihren Kund*innen gemeinsam Urlaubsziele und Reiserouten fest. Dabei berücksichtigen sie Sehenswürdigkeiten und andere Fremdenverkehrsangebote wie kulturelle und sportliche Veranstaltungen. Sie informieren ihre Kund*innen über Wechselkurse, Devisenbestimmungen, Visa-, Pass- und Impfbestimmungen usw. Danach wählen sie die verkehrs- und preisgünstigsten Transportmittel wie z. B. Bahn, Flugzeug, Bus oder Schiff aus und führen Hotelzimmerbestellungen durch.

Reisebüroassistent*innen überprüfen oft durch eigene Besichtigungsreisen die Qualität (Service, Sauberkeit) von Hotels, Hotelanlagen, Pensionen, Wellness Resorts etc. Sie kalkulieren die Gesamtreisekosten unter Berücksichtigung aller Kostenfaktoren wie An- und Rückreise, Verpflegung, Flugtaxen, Mietspesen und Provisionen. Sie stellen Reiseprospekte, Kataloge und Unterlagen für die Kund*innen zusammen und geben sie an diese aus. Falls das Reisebüro nur Reisen vermittelt (ohne solche auch zu veranstalten), entfallen die meisten der genannten Tätigkeiten, Reisebüroassistent*innen führen in diesem Fall nur die Kalkulation der Reisekosten und Buchungen durch. Auf Wunsch von Kund*innen besorgen sie auch Visa und schließen Reiseversicherungen ab. Bei Reiserücktritten stornieren sie Buchungen und berechnen Stornogebühren.

Arbeitsumfeld

Reisebüroassistent*innen arbeiten in Büro- und Verkaufsräumen gemeinsam mit Berufskolleg*innen und mit weiteren Fachkräften des Fremdenverkehrswesens, siehe z. B. °Tourismuskaufmann / Tourismuskauffrau#, °Reiseleiter*in# usw. zusammen. Sie haben direkten Kontakt zu ihren Kund*innen und zu Reiseveranstalter*innen.
Sie reisen immer wieder auch direkt vor Ort, um die Reiseziele und Hotels, die sie ihren Kund*innen empfehlen persönlich kennenzulernen.

Arbeitsmittel

Reisebüroassistent*innen arbeiten an und mit modernen Informations- und Kommunikationsmitteln wie Computer, Internet, E-Mail, Telefon. Für die Buchungen, Abrechnung und den anfallenden Schriftverkehr verwenden sie branchenspezifische EDV-Programme (Reservierungs- und Buchungssysteme). Sie führen Datenbanken und Unterlagen wie Kund*innenkarteien, Kataloge, Info-Mappen und Informationsbroschüren.