Kurzbeschreibung

Bürokaufleute arbeiten in allen Arten von Unternehmen, öffentlichen Institutionen oder Organisationen und führen dort alle wichtigen Büro- und Sekretariatsarbeiten, sowie verschiedene Verwaltungs- und Organisationsaufgaben durch. Sie verfügen über ein fundiertes kaufmännisches Know-how und kennen sich im Umgang mit Computer, Internet und Office-Softwareprogrammen gut aus. Je nach Arbeitsbereich und Aufgabenschwerpunkt sind sie entweder im Sekretariat, in der Buchhaltung, im Personalbüro oder im Bereich Einkauf, Versand und Lagerhaltung tätig. Abhängig von Art und Größe des Betriebes arbeiten sie gemeinsam im Team mit KollegInnen sowie mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen.

Tätigkeiten

• Ordner, Dokumente, Listen, Betriebsbücher, Journale und Datenbanken führen
• an Computern arbeiten, betriebliche Bürosoftware anwenden
• Schrift-, E-Mail-Verkehr und Telefonate führen
• Termine einteilen und koordinieren
• Meetings, Tagungen, Dienstreisen organisieren und koordinieren
• Daten für Buchhaltung und Kostenrechnung vorbereiten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickeln, Zahlungen und Überweisungen veranlassen
• Lagerbestände kontrollieren, eingehende Waren entgegennehmen und prüfen
• bei der jährlichen Inventur mitwirken
• Zahlungseingänge überwachen und gegebenenfalls Mahnbriefe aussenden
• Telefonanlagen, Faxgeräte, Drucker, Scanner, Kopiergeräte bedienen
• Kundinnen und Kunden informieren und betreuen

Anforderungen

Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.

Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.

Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

• gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Fremdsprachenkenntnisse
• gute Deutschkenntnisse
• IT-Anwenderkenntnisse
• kaufmännisches Verständnis
• Koordinationsfähigkeit
• logisch-analytisches Denken / Kombinationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Planungsfähigkeit
• schriftliches Ausdrucksvermögen
• Zahlenverständnis und Rechnen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Aufgeschlossenheit
• Kommunikationsfähigkeit
• Kontaktfreude
• Kundinnen-/Kundenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Flexibilität
• Freundlichkeit

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Arbeitsbereiche

Bürokaufleute erledigen den Schriftverkehr (z. B. Aussendungen, Serienbriefe, E-Mails) und sorgen dafür, dass die wichtigsten Zahlen und Fakten immer griffbereit sind: Dazu bereiten sie Daten auf und erstellen Unterlagen über Einnahmen und Ausgaben. Sie führen die Kassa und veranlassen Überweisungen. Außerdem führen Personalaufzeichnungen (Personalaufzeichnungen) über Löhne und Gehälter, Überstunden, Urlaubsansprüche und Krankenstände. Sie erstellen Protokolle von Meetings und Treffen, führen Telefonate, koordinieren Termine und wirken bei der Planung und Organisation von Geschäftstreffen und Dienstreisen mit.

Im alltäglichen Bürobetrieb ist es wichtig, auch in Stresssituationen Überblick und Ordnung zu bewahren.
Bürokaufleute beherrschen meist eine Fremdsprache (in der Regel Englisch), um auch im internationalen Geschäftsverkehr kommunizieren und korrespondieren zu können.

Durch die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung (Computer, Netzwerke, Datenbanken) werden heute viele betriebliche Routinearbeiten (z. B. Erstellen von Serienbriefen, Führen von Karteien, Berechnen von Löhnen und Gehältern) teil- bzw. vollautomatisch durchgeführt. Fundierte EDV- und Computerkenntnisse sind daher für Bürokaufleute besonders wichtig. In den Aufgaben- und Tätigkeitsbereich der Bürokaufleute fließen vermehrt aktuelle betriebswirtschaftliche und technische Strömungen ein. So nehmen Kundenorientierung (Customer-Relationship-Marketing), Qualitäts-Management, Teamarbeit und Projekt Management, sowie die Nutzung von modernen Informations- und Kommunikationsmittel ständig zu.

Arbeitsumfeld

Bürokaufleute arbeiten zusammen mit MitarbeiterInnen aus den verschiedenen Bereichen und Abteilungen eines Betriebes. Ihre Aufgaben erledigen sie sowohl eigenständig als auch gemeinsam im Team. Außerdem haben sie – je nach Betrieb, in dem sie beschäftigt sind – Kontakt zu Kundinnen/Kunden und Lieferanten.

Arbeitsmittel

Bürokaufleute arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen, sie arbeiten mit Computer, Internet und verschiedenen Software-Programmen, sie bedienen Faxgeräte, Kopiermaschinen und Drucker, sowie Telefon- und Gegensprechanlagen. Sie führen Ordner, Listen, Protokolle, Terminkalender unterschiedliche Datenbanken und benutzen diverses Büromaterial.