Kurzbeschreibung

Bürokaufleute arbeiten in allen Arten von Unternehmen, öffentlichen Institutionen oder Organisationen und führen dort alle wichtigen Büro- und Sekretariatsarbeiten, sowie verschiedene Verwaltungs- und Organisationsaufgaben durch. Sie verfügen über ein fundiertes kaufmännisches Know-how und kennen sich im Umgang mit Computer, Internet und Office-Softwareprogrammen gut aus. Je nach Arbeitsbereich und Aufgabenschwerpunkt sind sie beispielsweise im Sekretariat, in der Buchhaltung, im Personalbüro oder im Bereich Einkauf, Versand und Lagerhaltung tätig. Abhängig von Art und Größe des Betriebes arbeiten sie gemeinsam im Team mit Kolleginnen und Kollegen sowie mit Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen.

Tätigkeiten

• an Computern arbeiten, betriebliche Bürosoftware anwenden
• Schrift-, E-Mail-Verkehr und Telefonate führen
• Termine einteilen und koordinieren
• Meetings, Tagungen, Dienstreisen organisieren und koordinieren
• Daten für Buchhaltung und Kostenrechnung vorbereiten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickeln, Zahlungen und Überweisungen veranlassen
• Lagerbestände kontrollieren, eingehende Waren entgegennehmen und prüfen
• bei der jährlichen Inventur mitwirken
• Zahlungseingänge überwachen und gegebenenfalls Mahnbriefe aussenden
• Telefonanlagen, Faxgeräte, Drucker, Scanner, Kopiergeräte bedienen
• Kundinnen und Kunden informieren und betreuen
• Ordner, Formulare, Listen, Betriebsbücher, Journale und Datenbanken führen

Anforderungen

In jedem Beruf brauchst du ganz spezielles fachlisches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen, welche fachlichen Kompetenzen in diesem Beruf besonders wichtig sind.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

• Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• genaues und sorgfältiges Arbeiten
• selbstständiges Arbeiten
• Einsatzfreude
• Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
• Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

• gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• Fremdsprachenkenntnisse
• gute Deutschkenntnisse
• kaufmännisches Verständnis
• schriftliches Ausdrucksvermögen
• Zahlenverständnis und Rechnen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Aufgeschlossenheit
• Kommunikationsfähigkeit
• Kontaktfreude
• Kund*innenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Eigeninitiative
• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Freundlichkeit

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• Koordinationsfähigkeit
• logisch-analytisches Denken / Kombinationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Planungsfähigkeit

Arbeitsbereiche

Bürokaufleute erledigen den Schriftverkehr (z. B. Aussendungen, Serienbriefe, E-Mails) und sorgen dafür, dass die wichtigsten Zahlen und Fakten immer griffbereit sind: Dazu bereiten sie Daten auf und erstellen Unterlagen über Einnahmen und Ausgaben. Sie führen die Kassa und veranlassen Überweisungen. Außerdem führen sie Personalaufzeichnungen über Löhne und Gehälter, Überstunden, Urlaubsansprüche und Krankenstände. Sie erstellen Protokolle von Meetings und Treffen, führen Telefonate, koordinieren Termine und wirken bei der Planung und Organisation von Geschäftstreffen und Dienstreisen mit.
Bei all diesen Tätigkeiten ist es wichtig, auch in Stresssituationen Überblick und Ordnung zu bewahren.

Durch die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung (Computer, Netzwerke, Datenbanken) werden heute viele betriebliche Routinearbeiten (z. B. Erstellen von Serienbriefen, Führen von Karteien, Berechnen von Löhnen und Gehältern) teil- bzw. vollautomatisch durchgeführt. Fundierte Computerkenntnisse sind daher für Bürokaufleute besonders wichtig. In den Aufgaben- und Tätigkeitsbereich der Bürokaufleute fließen vermehrt aktuelle betriebswirtschaftliche und technische Themen ein. So nehmen Kundenorientierung (Customer-Relationship-Marketing), Qualitäts-Management, Teamarbeit und Projekt Management, sowie die Nutzung von modernen Informations- und Kommunikationsmittel ständig zu.

Bürokaufleute sind in vielen Unternehmen die zentralen Anlaufstellen für Teams und Management. Sie beherrschen meist eine Fremdsprache (in der Regel Englisch), um auch im internationalen Geschäftsverkehr mündlich und schriftlich kommunizieren zu können.

Arbeitsumfeld

Bürokaufleute arbeiten zusammen mit Mitarbeiter*innen aus den verschiedenen Bereichen und Abteilungen eines Betriebes. Ihre Aufgaben erledigen sie sowohl eigenständig als auch gemeinsam im Team. Außerdem haben sie – je nach Betrieb, in dem sie beschäftigt sind – Kontakt zu Kundinnen/Kunden und Lieferanten, Behörden und Geschäftspartnern.

Bürokaufleute arbeiten hauptsächlich während der betriebsüblichen Bürozeiten und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig.

Arbeitsmittel

Bürokaufleute arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen, sie arbeiten mit Computer, Internet und verschiedenen Software-Programmen, verwenden unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten wie Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Video- und Internettelefonie und bedienen die verschiedenen Bürogeräte wie Scanner, Kopiermaschinen, Drucker, Frankiermaschinen sowie Telefon- und Gegensprechanlagen. Sie führen Ordner, Listen, Protokolle, digitale Terminkalender, Datenbanken und benutzen diverses Büromaterial.