Lehre als

VerwaltungsassistentIn

Als VerwaltungsassistentIn bist du ein/e AllrounderIn und arbeitest du in öffentlichen Institutionen wie bspw. Rathäusern. Du bist im direkten Kontakt mit BürgerInnen, koordinierst Termine, organisierst Reisen usw.

Kurzbeschreibung

Verwaltungsassistentinnen und -assistenten sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr).

Tätigkeiten

  • Verwaltungsassistenz – Zusammenarbeit mit Verwaltungsfachbeamten/Verwaltungsfachbeamtinnen
  • allgemeine Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
  • Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
  • Bestände (Büroausstattung, Büromaterial usw.) beschaffen und führen
  • Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
  • Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
  • IT und betriebliche Softwareprogramme anwenden
  • Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
  • Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
  • Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
  • Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen

So viel wirst du in etwa verdienen

Dein Lehrlingseinkommen (brutto) laut Kollektivvertrag (Stand 2022).

542-804

1. Lehrjahr

laut Kollektivvertrag

738-982

2. Lehrjahr

laut Kollektivvertrag

912-1.255

3. Lehrjahr

laut Kollektivvertrag

1.247-1.429

4. Lehrjahr

laut Kollektivvertrag

Anforderungen

In jedem Beruf brauchst du ganz spezielles fachlisches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen, welche fachlichen Kompetenzen in diesem Beruf besonders wichtig sind.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

  • Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
  • genaues und sorgfältiges Arbeiten
  • selbstständiges Arbeiten
  • Einsatzfreude
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
  • Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

    Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

  • gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

     

    Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

  • Anwendung und Bedienung digitaler Tools
  • Datensicherheit und Datenschutz
  • Fremdsprachenkenntnisse
  • gute Deutschkenntnisse
  • schriftliches Ausdrucksvermögen

     

    Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

  • Aufgeschlossenheit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Kontaktfreude
  • Kritikfähigkeit
  • Kund*innenorientierung

     

    Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

  • Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
  • Freundlichkeit
  • Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
  • Verschwiegenheit / Diskretion

     

    Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

  • gepflegtes Erscheinungsbild

     

    Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

  • Koordinationsfähigkeit
  • Organisationsfähigkeit
  • Planungsfähigkeit
  • systematische Arbeitsweise

Berufsschulen

Berufsschule für Handel und Administration

Panikengasse 31

1160 Wien

Berufsschule Gmunden 2

Miller-von-Aichholz-Straße 30a

4810 Gmunden

Fachberufsschule St. Veit a.d. Glan

Dr.-Arthur-Lemisch-Straße 5

9300 St. Veit/Glan

Landesberufsschule Bregenz 3

Feldweg 23

6900 Bregenz

Landesberufsschule Eisenstadt

Gölbeszeile 10-12

7000 Eisenstadt

Landesberufsschule Feldkirch

Rebberggasse 32

6800 Feldkirch

Landesberufsschule Mitterdorf

Untere Berggasse 37

8662 Sankt Barbara im Mürztal

Landesberufsschule Schrems

Dr.-Theodor-Körner-Platz 1

3943 Schrems

Landesberufsschule Tamsweg

Schießstattstraße 19

5580 Tamsweg

Landesberufsschule Waldegg

Waldegg 41

2754 Waldegg

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Imst

Ballgasse 7

6460 Imst

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Innsbruck

Lohbachufer 6b

6020 Innsbruck

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Kitzbühel

Wagnerstraße 14

6370 Kitzbühel

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Reutte

Speckbacher Straße 9

6600 Reutte

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Schwaz

Johannes-Messner-Weg 6

6130 Schwaz

Tiroler Fachberufsschule für Wirtschaft und Technik Kufstein

Salurner Straße 22

6330 Kufstein

Tiroler Fachberufsschule Lienz

Linker Iselweg 20

9900 Lienz

Berufsschule für Verwaltungsberufe

Embelgasse 46

1050 Wien

[{"title":"Berufsschule f\u00fcr Handel und Administration","street":"Panikengasse 31","zipcode":"1160","city":"Wien","latitude":48.20865999999999,"longitude":16.3243391},{"title":"Berufsschule Gmunden 2","street":"Miller-von-Aichholz-Stra\u00dfe 30a","zipcode":"4810","city":"Gmunden","latitude":47.91825009999999,"longitude":13.7826566},{"title":"Fachberufsschule St. Veit a.d. Glan","street":"Dr.-Arthur-Lemisch-Stra\u00dfe 5","zipcode":"9300","city":"St. Veit\/Glan","latitude":46.7706236,"longitude":14.3604567},{"title":"Landesberufsschule Bregenz 3","street":"Feldweg 23","zipcode":"6900","city":"Bregenz","latitude":47.4956615,"longitude":9.722435700000002},{"title":"Landesberufsschule Eisenstadt","street":"G\u00f6lbeszeile 10-12","zipcode":"7000","city":"Eisenstadt","latitude":47.8480491,"longitude":16.5342448},{"title":"Landesberufsschule Feldkirch","street":"Rebberggasse 32","zipcode":"6800","city":"Feldkirch","latitude":47.2526233,"longitude":9.613246499999999},{"title":"Landesberufsschule Mitterdorf","street":"Untere Berggasse 37","zipcode":"8662","city":"Sankt Barbara im M\u00fcrztal","latitude":47.5283112,"longitude":15.5159778},{"title":"Landesberufsschule Schrems","street":"Dr.-Theodor-K\u00f6rner-Platz 1","zipcode":"3943","city":"Schrems","latitude":48.7943892,"longitude":15.0668716},{"title":"Landesberufsschule Tamsweg","street":"Schie\u00dfstattstra\u00dfe 19","zipcode":"5580","city":"Tamsweg","latitude":47.123493,"longitude":13.8114529},{"title":"Landesberufsschule Waldegg","street":"Waldegg 41","zipcode":"2754","city":"Waldegg","latitude":47.86927679999999,"longitude":16.0565737},{"title":"Tiroler Fachberufsschule f\u00fcr Handel und B\u00fcro Imst","street":"Ballgasse 7","zipcode":"6460","city":"Imst","latitude":47.2381246,"longitude":10.741333},{"title":"Tiroler Fachberufsschule f\u00fcr Handel und B\u00fcro Innsbruck","street":"Lohbachufer 6b","zipcode":"6020","city":"Innsbruck","latitude":47.2650996,"longitude":11.3588403},{"title":"Tiroler Fachberufsschule f\u00fcr Handel und B\u00fcro Kitzb\u00fchel","street":"Wagnerstra\u00dfe 14","zipcode":"6370","city":"Kitzb\u00fchel","latitude":47.4448063,"longitude":12.3967596},{"title":"Tiroler Fachberufsschule f\u00fcr Handel und B\u00fcro Reutte","street":"Speckbacher Stra\u00dfe 9","zipcode":"6600","city":"Reutte","latitude":47.5013991,"longitude":10.7317594},{"title":"Tiroler Fachberufsschule f\u00fcr Handel und B\u00fcro Schwaz","street":"Johannes-Messner-Weg 6","zipcode":"6130","city":"Schwaz","latitude":47.3528441,"longitude":11.7145499},{"title":"Tiroler Fachberufsschule f\u00fcr Wirtschaft und Technik Kufstein","street":"Salurner Stra\u00dfe 22","zipcode":"6330","city":"Kufstein","latitude":47.5773894,"longitude":12.1620134},{"title":"Tiroler Fachberufsschule Lienz","street":"Linker Iselweg 20","zipcode":"9900","city":"Lienz","latitude":46.8332276,"longitude":12.7603404},{"title":"Berufsschule f\u00fcr Verwaltungsberufe","street":"Embelgasse 46","zipcode":"1050","city":"Wien","latitude":48.1850878,"longitude":16.3509203}]

FAQs

Du hast Fragen? Wir haben Antworten.

Wie lange geht meine Lehrausbildung?

Die Dauer deiner Lehrausbildung kann zwischen zwei und vier Jahre liegen. Das kommt auf deinen Lehrberuf an. Unter dem Menüpunkt „Lehrberufe“ findest du alle Lehrberufe, die du in Vorarlberg erlernen kannst. Bei jedem der einzelnen Lehrberufe steht auch dabei, wie lange deine Ausbildung geht.

Muss ich mich selber bei der Berufsschule anmelden?

Nein, das macht das Unternehmen für dich, bei dem du die Lehre beginnst.

Muss ich beim Bewerbungsgespräch wirklich einen Anzug tragen?

Das hängt ganz von dem Unternehmen und der Lehrstelle ab, für die du dich bewirbst. Nicht zu jeder Lehrausbildung passt ein Anzug! Denk daran: Wie du dich kleidest, sagt viel über dich aus und bietet dir eine Möglichkeit, dich selbst zu repräsentieren.

Welche Lehrlingsinitiativen gibt es in meiner Region?

In Vorarlberg gibt es eine Vielzahl von regionalen Lehrlingsinitiativen, die sich in deiner Region für die Lehrlingsausbildung stark machen. Hier findest du eine Übersicht über die verschiedenen Initiativen: • Leiblachtal, www.leiblachtal-erleben.eu • Werkraum Bregenzerwald, www.werkraum.at • Lehre Hofsteig, www.hofsteig.com • Lehrlingsinitiative Lustenau, www.lustenau.at/lehre • Hohenemser Lehrlingsbörse, www.hohenems.at/lehrlingsboerse • EXTRIX Lehre am Kumma, www.extrix.at • WIGE im Vorderland & HeartBeat, www.wige-vorderland.at • Lehre im Walgau, www.lehre-im-Walgau.at • Lehre Montafon, www.lehremontafon.at

Wie kann ich mich für das Bewerbungsgespräch vorbereiten?

Übe Zuhause mit deiner Familie und oder Freunden das Vorstellungsgespräch. Informiere dich genau über das Unternehmen und deinen Lehrberuf. Überlege dir auch welche kritischen Fragen gestellt werden könnten, damit du darauf gute Antworten hast und nicht zu überrascht bist.

Was ist eigentlich ein Motivationsschreiben?

Das Motivationsschreiben bzw. Bewerbungsschreiben ist Teil deiner Bewerbungsunterlagen. In deinem Motivationsschreiben machst du dem Betrieb klar, warum genau du der/die Richtige für die Lehrstelle bist. Wenn du dich im Vorhinein über das Unternehmen schlau machst, fällt dir das Schreiben bestimmt einfacher. Gib dein Motivationsschreiben vor dem Absenden am besten einem Erwachsenen zum Korrekturlesen – eine gute Bewerbung ist vor allem fehlerfrei!

Arbeitsbereiche

Der Hauptaufgabenbereich von Verwaltungsassistentinnen und -assistenten ist die Abwicklung der täglichen Büroarbeiten in ihrer jeweiligen Abteilung. Dazu gehörten z. B. Schrift- und Telefonverkehr, Posteingang und Postausgang inklusive Ablage (insbesondere elektronisch), Wartung und Aktualisierung von Datenbeständen in Datenbanken und mitunter auch Zahlungsverkehr. Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Sitzungen und organisieren sie Veranstaltungen und Dienstreisen sowie deren Abrechnung. Bei all ihren Arbeiten bedienen sich Verwaltungsassistent*innen moderner Bürokommunikationstechniken.

Verwaltungsassistentinnen und -assistenten kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen, indem sie Angebote einholen, sie untereinander vergleichen und nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen entscheiden.

Sie arbeiten auch in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung mit. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich ist die Betreuung und Information von Besucher*innen oder Kundinnen/Kunden (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Fremdsprachenkenntnisse sind heute in diesem Beruf unerlässlich.

Arbeitsumfeld

Verwaltungsassistent*innen arbeiten in Büro- und Kanzleiräumen hauptsächlich öffentlicher Institutionen. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleginnen/-kollegen und Vorgesetzten, aber auch mit Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen (siehe z. B. °Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)#, °Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)#, °Amtsgehilfe / Amtsgehilfin#, °Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin#). Häufig haben Verwaltungsassistent*innen auch Kundenkontakt.

Verwaltungsassistentinnen und -assistenten arbeiten hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten ihrer Arbeitgeber und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig.

Arbeitsmittel

Verwaltungsassistent*innen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, computergestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen und verwenden unterschiedlichste (elektronische) Formulare. Sie bedienen Computer, Laptops, Kopierer, Scanner und andere Bürogeräte und verwenden für die Kommunikation die verschiedenen Kommunikationsformen wie z. B. Telefone, Mobiltelefon, E-Mail, Internet- und Videotelefonie.

Lehre und Matura?

Das Ausbildungsmodell Lehre und Matura ist die erste Wahl für alle Jugendlichen, die eine praxisorientierte Fachausbildung mit einer breiten Allgemeinbildung verbinden wollen
Mehr erfahren

Vielleicht doch etwas anderes

Diese Lehrberufe könnten dich interessiern.