Lehre als
VerwaltungsassistentIn
Als VerwaltungsassistentIn bist du ein/e AllrounderIn und arbeitest du in öffentlichen Institutionen wie bspw. Rathäusern. Du bist im direkten Kontakt mit BürgerInnen, koordinierst Termine, organisierst Reisen usw.
Kurzbeschreibung
VerwaltungsassistentInnen sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr).
Tätigkeiten
- Verwaltungsassistenz – Zusammenarbeit mit Verwaltungsfachbeamten/Verwaltungsfachbeamtinnen
- einfache Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
- Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
- Bestände (Büroausstattung, Büromaterial usw.) beschaffen und führen
- Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
- Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
- EDV und betriebliche Softwareprogramme anwenden
- Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
- Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
- Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
- Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen
So viel wirst du in etwa verdienen
507-649
1. Lehrjahr
laut Kollektivvertrag
700-811
2. Lehrjahr
laut Kollektivvertrag
866-1.136
3. Lehrjahr
laut Kollektivvertrag
1.193-1.298
4. Lehrjahr
laut Kollektivvertrag
Anforderungen
Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.
Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.
Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.
- gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)
Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?
- Fremdsprachenkenntnisse
- gute Deutschkenntnisse
- IT-Anwenderkenntnisse
- Koordinationsfähigkeit
- Organisationsfähigkeit
- Planungsfähigkeit
- schriftliches Ausdrucksvermögen
- systematische Arbeitsweise
Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?
- Aufgeschlossenheit
- Kommunikationsfähigkeit
- Kontaktfreude
- Kritikfähigkeit
- Kundinnen-/Kundenorientierung
Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?
- Flexibilität
- Freundlichkeit
- Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
- Verschwiegenheit / Diskretion
Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?
- gepflegtes Erscheinungsbild
Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?
Berufsschulen
Berufsschule für Handel und Administration
Panikengasse 31
1160 Wien
Berufsschule Gmunden 2
Miller-von-Aichholz-Straße 30a
4810 Gmunden
Fachberufsschule St. Veit a.d. Glan
Dr.-Arthur-Lemisch-Straße 5
9300 St. Veit/Glan
Landesberufsschule Bregenz 3
Feldweg 23
6900 Bregenz
Landesberufsschule Eisenstadt
Gölbeszeile 10-12
7000 Eisenstadt
Landesberufsschule Feldkirch
Rebberggasse 32
6800 Feldkirch
Landesberufsschule Mitterdorf
Untere Berggasse 37
8662 Sankt Barbara im Mürztal
Landesberufsschule Schrems
Dr.-Theodor-Körner-Platz 1
3943 Schrems
Landesberufsschule Tamsweg
Schießstattstraße 19
5580 Tamsweg
Landesberufsschule Waldegg
Hauptstraße 41
2754 Waldegg
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Imst
Ballgasse 7
6460 Imst
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Innsbruck
Lohbachufer 6b
6020 Innsbruck
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Kitzbühel
Wagnerstraße 14
6370 Kitzbühel
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Reutte
Speckbacher Straße 9
6600 Reutte
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Schwaz
Johannes-Messner-Weg 6
6130 Schwaz
Tiroler Fachberufsschule für Wirtschaft und Technik Kufstein
Salurner Straße 22
6330 Kufstein
Tiroler Fachberufsschule Lienz
Linker Iselweg 20
9900 Lienz
Berufsschule für Verwaltungsberufe
Castelligasse 9
1050 Wien
FAQs
Wie lange geht meine Lehrausbildung?
Die Dauer deiner Lehrausbildung kann zwischen zwei und vier Jahre liegen. Das kommt auf deinen Lehrberuf an. Unter dem Menüpunkt „Lehrberufe“ findest du alle Lehrberufe, die du in Vorarlberg erlernen kannst. Bei jedem der einzelnen Lehrberufe steht auch dabei, wie lange deine Ausbildung geht.
Wie finde ich den passenden Lehrberuf?
Auf unserer Website findest du eine Auflistung aller Lehrberufe, die du in Vorarlberg erlernen kannst. Wenn du noch gar nicht weißt, welcher Lehrberuf dich besonders interessiert, dann klick dich doch Mal durch die einzelnen Lehrberufe – du wirst staunen wie viele unterschiedliche Lehrberufe es gibt. Unter der Rubrik „Termine“ findest du alle Events, Messen und Informationsveranstaltungen, die in der nächsten Zeit stattfinden. Dort vorbeizuschauen lohnt sich auf jeden Fall und hilft dir bei der Suche nach dem passenden Lehrberuf weiter.
Welche Lehrlingsinitiativen gibt es in meiner Region?
In Vorarlberg gibt es eine Vielzahl von regionalen Lehrlingsinitiativen, die sich in deiner Region für die Lehrlingsausbildung stark machen. Hier findest du eine Übersicht über die verschiedenen Initiativen: • Leiblachtal, www.leiblachtal-erleben.eu • Werkraum Bregenzerwald, www.werkraum.at • Lehre Hofsteig, www.hofsteig.com • Lehrlingsinitiative Lustenau, www.lustenau.at/lehre • Hohenemser Lehrlingsbörse, www.hohenems.at/lehrlingsboerse • EXTRIX Lehre am Kumma, www.extrix.at • WIGE im Vorderland & HeartBeat, www.wige-vorderland.at • Lehre im Walgau, www.lehre-im-Walgau.at • Lehre Montafon, www.lehremontafon.at
Was regelt der Kollektivvertrag?
Der Kollektivvertrag regelt die Rechte und Pflichten zwischen dir und deinem Arbeitgeber. Er gilt immer für die ganze Branche, also gibt es beispielweise einen Kollektivvertrag für die komplette Verkaufsbranche. Das garantiert, dass niemand, der in dieser Branche arbeitet nachteilig behandelt wird. Der Kollektivvertrag, der dann zwischen dir und deinem Arbeiter besteht beinhaltet vor allem Regelungen zum Mindestlohn, Urlaubs- und Weihnachtsgeld und zur Arbeitszeit.
Nach dem Bewerbungsgespräch: Was tun, wenn sich niemand meldet?
Erkundige dich nach deinem Bewerbungsgespräch, bis wann du benachrichtigt wirst ob du die Lehrstelle bekommst. Sollte sich bis dahin niemand bei dir melden, kannst du im Unternehmen anrufen und dich höflich erkundigen.
Wie finde ich meine Stärken heraus?
Jeder von uns hat Stärken und Schwächen. Mit ein paar einfachen Fragen kannst du schnell herausfinden, worin deine Stärken liegen. Hast du dir schon einmal überlegt, was du gut kannst? Wofür dich deine Familie oder Freunde schon gelobt haben? Ist es der Umgang mit anderen Menschen, mit Tieren oder das handwerkliche Arbeiten? Bist du kreativ und hast viele neue Ideen? Zeig, was du drauf' hast!
Arbeitsbereiche
VerwaltungsassistentInnen kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen, indem sie Angebote einholen, sie untereinander vergleichen und nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen entscheiden.
Im Verwaltungsbereich organisieren sie Dienstreisen und Veranstaltungen sowie deren Abrechnung. Außerdem koordinieren sie Termine, Besprechungen und Sitzungen. Bei der Abwicklung der täglichen Büroarbeiten (z. B. Schrift- und Zahlungsverkehr, Ablagearbeiten, Posteingang und Postausgang) bedienen sich VerwaltungsassistentInnen moderner Bürokommunikationstechniken.
VerwaltungsassistentInnen arbeiten auch in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung mit. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich ist die Betreuung und Information von BesucherInnen oder Kundinnen/Kunden (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Fremdsprachenkenntnisse sind heute in diesem Beruf unerlässlich.
Arbeitsumfeld
VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büro- und Kanzleiräumen hauptsächlich öffentlicher Institutionen. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleginnen/-kollegen und Vorgesetzten, aber auch mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen (siehe z. B. °Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)#, °Bürokaufmann/-frau (Lehrberuf)#, °Amtsgehilfe/Amtsgehilfin#, °Verwaltungsfachbeamter/Verwaltungsfachbeamtin#). Häufig haben VerwaltungsassistentInnen auch Kundenkontakt.
Arbeitsmittel
VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, EDV-gestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen. Sie bedienen Computer, diverse Bürokommunikationsgeräte (z. B. Telefone, Fax-Geräte) und Büromaschinen wie z. B. Kopierer und Frankiermaschinen.
