Kurzbeschreibung

VerwaltungsassistentInnen sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr).

Tätigkeiten

• Verwaltungsassistenz – Zusammenarbeit mit Verwaltungsfachbeamten/Verwaltungsfachbeamtinnen
• einfache Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
• Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
• Bestände (Büroausstattung, Büromaterial usw.) beschaffen und führen
• Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
• Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
• EDV und betriebliche Softwareprogramme anwenden
• Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
• Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
• Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
• Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen

Anforderungen

Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.

Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.

Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

• gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Fremdsprachenkenntnisse
• gute Deutschkenntnisse
• IT-Anwenderkenntnisse
• Koordinationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Planungsfähigkeit
• schriftliches Ausdrucksvermögen
• systematische Arbeitsweise

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Aufgeschlossenheit
• Kommunikationsfähigkeit
• Kontaktfreude
• Kritikfähigkeit
• Kundinnen-/Kundenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Flexibilität
• Freundlichkeit
• Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
• Verschwiegenheit / Diskretion

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Arbeitsbereiche

VerwaltungsassistentInnen kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen, indem sie Angebote einholen, sie untereinander vergleichen und nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen entscheiden.

Im Verwaltungsbereich organisieren sie Dienstreisen und Veranstaltungen sowie deren Abrechnung. Außerdem koordinieren sie Termine, Besprechungen und Sitzungen. Bei der Abwicklung der täglichen Büroarbeiten (z. B. Schrift- und Zahlungsverkehr, Ablagearbeiten, Posteingang und Postausgang) bedienen sich VerwaltungsassistentInnen moderner Bürokommunikationstechniken.

VerwaltungsassistentInnen arbeiten auch in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung mit. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich ist die Betreuung und Information von BesucherInnen oder Kundinnen/Kunden (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Fremdsprachenkenntnisse sind heute in diesem Beruf unerlässlich.

Arbeitsumfeld

VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büro- und Kanzleiräumen hauptsächlich öffentlicher Institutionen. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleginnen/-kollegen und Vorgesetzten, aber auch mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen (siehe z. B. °Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)#, °Bürokaufmann/-frau (Lehrberuf)#, °Amtsgehilfe/Amtsgehilfin#, °Verwaltungsfachbeamter/Verwaltungsfachbeamtin#). Häufig haben VerwaltungsassistentInnen auch Kundenkontakt.

Arbeitsmittel

VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, EDV-gestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen. Sie bedienen Computer, diverse Bürokommunikationsgeräte (z. B. Telefone, Fax-Geräte) und Büromaschinen wie z. B. Kopierer und Frankiermaschinen.