Lehre als

VerwaltungsassistentIn

Als VerwaltungsassistentIn bist du ein/e AllrounderIn und arbeitest du in öffentlichen Institutionen wie bspw. Rathäusern. Du bist im direkten Kontakt mit BürgerInnen, koordinierst Termine, organisierst Reisen usw.

Kurzbeschreibung

VerwaltungsassistentInnen sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr).

Tätigkeiten

  • Verwaltungsassistenz – Zusammenarbeit mit Verwaltungsfachbeamten/Verwaltungsfachbeamtinnen
  • einfache Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
  • Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
  • Bestände (Büroausstattung, Büromaterial usw.) beschaffen und führen
  • Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
  • Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
  • EDV und betriebliche Softwareprogramme anwenden
  • Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
  • Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
  • Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
  • Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen

So viel wirst du in etwa verdienen

Dein Bruttogehalt laut Kollektivvertrag (Stand 2017).

507-649

1. Lehrjahr

laut Kollektivvertrag

700-811

2. Lehrjahr

laut Kollektivvertrag

866-1.136

3. Lehrjahr

laut Kollektivvertrag

1.193-1.298

4. Lehrjahr

laut Kollektivvertrag

Anforderungen

Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.

Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.

Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

    Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

  • gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

     

    Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

  • Fremdsprachenkenntnisse
  • gute Deutschkenntnisse
  • IT-Anwenderkenntnisse
  • Koordinationsfähigkeit
  • Organisationsfähigkeit
  • Planungsfähigkeit
  • schriftliches Ausdrucksvermögen
  • systematische Arbeitsweise

     

    Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

  • Aufgeschlossenheit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Kontaktfreude
  • Kritikfähigkeit
  • Kundinnen-/Kundenorientierung

     

    Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

  • Flexibilität
  • Freundlichkeit
  • Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
  • Verschwiegenheit / Diskretion

     

    Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

  • gepflegtes Erscheinungsbild

Berufsschulen

Berufsschule für Handel und Administration

Panikengasse 31

1160 Wien

Berufsschule Gmunden 2

Miller-von-Aichholz-Straße 30a

4810 Gmunden

Fachberufsschule St. Veit a.d. Glan

Dr.-Arthur-Lemisch-Straße 5

9300 St. Veit/Glan

Landesberufsschule Bregenz 3

Feldweg 23

6900 Bregenz

Landesberufsschule Eisenstadt

Gölbeszeile 10-12

7000 Eisenstadt

Landesberufsschule Feldkirch

Rebberggasse 32

6800 Feldkirch

Landesberufsschule Mitterdorf

Untere Berggasse 37

8662 Sankt Barbara im Mürztal

Landesberufsschule Schrems

Dr.-Theodor-Körner-Platz 1

3943 Schrems

Landesberufsschule Tamsweg

Schießstattstraße 19

5580 Tamsweg

Landesberufsschule Waldegg

Hauptstraße 41

2754 Waldegg

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Imst

Ballgasse 7

6460 Imst

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Innsbruck

Lohbachufer 6b

6020 Innsbruck

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Kitzbühel

Wagnerstraße 14

6370 Kitzbühel

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Reutte

Speckbacher Straße 9

6600 Reutte

Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Schwaz

Johannes-Messner-Weg 6

6130 Schwaz

Tiroler Fachberufsschule für Wirtschaft und Technik Kufstein

Salurner Straße 22

6330 Kufstein

Tiroler Fachberufsschule Lienz

Linker Iselweg 20

9900 Lienz

Berufsschule für Verwaltungsberufe

Castelligasse 9

1050 Wien

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FAQs

Du hast Fragen? Wir haben Antworten.

Was verdiene ich in meinem Lehrberuf?

Dein Lehrlingsgehalt ist in einem Kollektivvertrag geregelt. Wenn es bei deiner Ausbildung keinen Kollektivvertrag gibt, wird die Lehrlingsentschädigung im Lehrlingsvertrag vereinbart. In jedem Jahr deiner Lehrzeit steigt dein Gehalt an. Unter dem Menüpunkt „Lehrberufe“ findest du bei jedem Lehrberuf dein Gehalt je nach Lehrjahr. Bitte beachte, dass dies dein Lohn, je nach Betrieb und deinem Arbeitsbereich variieren können.

Wie finde ich meine Stärken heraus?

Jeder von uns hat Stärken und Schwächen. Mit ein paar einfachen Fragen kannst du schnell herausfinden, worin deine Stärken liegen. Hast du dir schon einmal überlegt, was du gut kannst? Wofür dich deine Familie oder Freunde schon gelobt haben? Ist es der Umgang mit anderen Menschen, mit Tieren oder das handwerkliche Arbeiten? Bist du kreativ und hast viele neue Ideen? Zeig, was du drauf' hast!

Muss ich beim Bewerbungsgespräch wirklich einen Anzug tragen?

Das hängt ganz von dem Unternehmen und der Lehrstelle ab, für die du dich bewirbst. Nicht zu jeder Lehrausbildung passt ein Anzug! Denk daran: Wie du dich kleidest, sagt viel über dich aus und bietet dir eine Möglichkeit, dich selbst zu repräsentieren.

Vollständige Bewerbungsunterlagen: Was gehört alles dazu?

Mit einer vollständigen Bewerbung, die in Erinnerung bleibt, hast du schon die halbe Miete! Wichtig ist dabei der Lebenslauf mit einem Foto von dir (kein Selfie!) und das Bewerbungsschreiben. Auch Kopien von Schulzeugnissen solltest du nicht vergessen. Kleiner Tipp: Mit einem Deckblatt kannst du die Bewerbung einzigartiger gestalten.

Was passiert bei einem Schnuppertag?

Viele Unternehmen bieten interessierten zukünftigen Lehrlingen die Möglichkeit in den Lehrberuf „hinein zu schnuppern“. Du verbringst einen Tag in der Firma, kannst dich über den Lehrberuf informieren, erste Handgriffe und Tätigkeiten ausprobieren und den Betrieb kennenlernen.

In meinem Wunschbetrieb ist die Lehre, die ich gerne machen würde, nicht ausgeschrieben – muss ich mir jetzt etwas Anderes überlegen?

Wenn du deinen Traumberuf auf Anhieb nirgends ausgeschrieben siehst, ist das nicht unbedingt ein Grund die Zukunftspläne komplett überdenken zu müssen – du kannst dich auch bei einem Betrieb bewerben, ohne dass dieser eine Stellenanzeige geschalten hat. Das nennt man Initiativbewerbung.

Arbeitsbereiche

VerwaltungsassistentInnen kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen, indem sie Angebote einholen, sie untereinander vergleichen und nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen entscheiden.

Im Verwaltungsbereich organisieren sie Dienstreisen und Veranstaltungen sowie deren Abrechnung. Außerdem koordinieren sie Termine, Besprechungen und Sitzungen. Bei der Abwicklung der täglichen Büroarbeiten (z. B. Schrift- und Zahlungsverkehr, Ablagearbeiten, Posteingang und Postausgang) bedienen sich VerwaltungsassistentInnen moderner Bürokommunikationstechniken.

VerwaltungsassistentInnen arbeiten auch in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung mit. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich ist die Betreuung und Information von BesucherInnen oder Kundinnen/Kunden (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Fremdsprachenkenntnisse sind heute in diesem Beruf unerlässlich.

Arbeitsumfeld

VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büro- und Kanzleiräumen hauptsächlich öffentlicher Institutionen. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleginnen/-kollegen und Vorgesetzten, aber auch mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen (siehe z. B. °Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)#, °Bürokaufmann/-frau (Lehrberuf)#, °Amtsgehilfe/Amtsgehilfin#, °Verwaltungsfachbeamter/Verwaltungsfachbeamtin#). Häufig haben VerwaltungsassistentInnen auch Kundenkontakt.

Arbeitsmittel

VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, EDV-gestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen. Sie bedienen Computer, diverse Bürokommunikationsgeräte (z. B. Telefone, Fax-Geräte) und Büromaschinen wie z. B. Kopierer und Frankiermaschinen.

Lehre und Matura?

Das Ausbildungsmodell Lehre und Matura ist die erste Wahl für alle Jugendlichen, die eine praxisorientierte Fachausbildung mit einer breiten Allgemeinbildung verbinden wollen
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