Lehre als
VerwaltungsassistentIn
Als VerwaltungsassistentIn bist du ein/e AllrounderIn und arbeitest du in öffentlichen Institutionen wie bspw. Rathäusern. Du bist im direkten Kontakt mit BürgerInnen, koordinierst Termine, organisierst Reisen usw.
Kurzbeschreibung
VerwaltungsassistentInnen sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr).
Tätigkeiten
- Verwaltungsassistenz – Zusammenarbeit mit Verwaltungsfachbeamten/Verwaltungsfachbeamtinnen
- einfache Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
- Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
- Bestände (Büroausstattung, Büromaterial usw.) beschaffen und führen
- Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
- Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
- EDV und betriebliche Softwareprogramme anwenden
- Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
- Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
- Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
- Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen
So viel wirst du in etwa verdienen
507-649
1. Lehrjahr
laut Kollektivvertrag
700-811
2. Lehrjahr
laut Kollektivvertrag
866-1.136
3. Lehrjahr
laut Kollektivvertrag
1.193-1.298
4. Lehrjahr
laut Kollektivvertrag
Anforderungen
Jeder Beruf erfordert ganz spezielle Sach- und Fachkenntnisse, die in der Ausbildung vermittelt werden. Daneben gibt es auch eine Reihe von Anforderungen, die praktisch in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören: Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit, genaues und sorgfältiges Arbeiten, selbstständiges Arbeiten, Einsatzfreude und Verantwortungsbewusstsein. Auch die Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit) und Lernbereitschaft sind heute kaum noch wegzudenken.
Welche Fähigkeiten und Eigenschaften in DIESEM Beruf sonst noch erwartet werden, kann von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein. Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere Anforderungen, die häufig gestellt werden.
Denk daran: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.
Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?
- gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)
Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?
- Fremdsprachenkenntnisse
- gute Deutschkenntnisse
- IT-Anwenderkenntnisse
- Koordinationsfähigkeit
- Organisationsfähigkeit
- Planungsfähigkeit
- schriftliches Ausdrucksvermögen
- systematische Arbeitsweise
Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?
- Aufgeschlossenheit
- Kommunikationsfähigkeit
- Kontaktfreude
- Kritikfähigkeit
- Kundinnen-/Kundenorientierung
Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?
- Flexibilität
- Freundlichkeit
- Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
- Verschwiegenheit / Diskretion
Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?
- gepflegtes Erscheinungsbild
Berufsschulen
Berufsschule für Handel und Administration
Panikengasse 31
1160 Wien
Berufsschule Gmunden 2
Miller-von-Aichholz-Straße 30a
4810 Gmunden
Fachberufsschule St. Veit a.d. Glan
Dr.-Arthur-Lemisch-Straße 5
9300 St. Veit/Glan
Landesberufsschule Bregenz 3
Feldweg 23
6900 Bregenz
Landesberufsschule Eisenstadt
Gölbeszeile 10-12
7000 Eisenstadt
Landesberufsschule Feldkirch
Rebberggasse 32
6800 Feldkirch
Landesberufsschule Mitterdorf
Untere Berggasse 37
8662 Sankt Barbara im Mürztal
Landesberufsschule Schrems
Dr.-Theodor-Körner-Platz 1
3943 Schrems
Landesberufsschule Tamsweg
Schießstattstraße 19
5580 Tamsweg
Landesberufsschule Waldegg
Hauptstraße 41
2754 Waldegg
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Imst
Ballgasse 7
6460 Imst
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Innsbruck
Lohbachufer 6b
6020 Innsbruck
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Kitzbühel
Wagnerstraße 14
6370 Kitzbühel
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Reutte
Speckbacher Straße 9
6600 Reutte
Tiroler Fachberufsschule für Handel und Büro Schwaz
Johannes-Messner-Weg 6
6130 Schwaz
Tiroler Fachberufsschule für Wirtschaft und Technik Kufstein
Salurner Straße 22
6330 Kufstein
Tiroler Fachberufsschule Lienz
Linker Iselweg 20
9900 Lienz
Berufsschule für Verwaltungsberufe
Castelligasse 9
1050 Wien
FAQs
Was ist die Probezeit?
Bei Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses musst du eine sogenannte Probezeit durchlaufen. Für Lehrlinge geht diese 3 Monate. Das gibt dir und deinem Arbeitgeber Zeit euch kennenzulernen und zu schauen ob diese Ausbildung das Richtige für dich ist. In der Probezeit kannst du sowie dein Chef das Arbeitsverhältnis ohne Angabe von Gründen beenden.
Was verdiene ich in meinem Lehrberuf?
Dein Lehrlingsgehalt ist in einem Kollektivvertrag geregelt. Wenn es bei deiner Ausbildung keinen Kollektivvertrag gibt, wird die Lehrlingsentschädigung im Lehrlingsvertrag vereinbart. In jedem Jahr deiner Lehrzeit steigt dein Gehalt an. Unter dem Menüpunkt „Lehrberufe“ findest du bei jedem Lehrberuf dein Gehalt je nach Lehrjahr. Bitte beachte, dass dies dein Lohn, je nach Betrieb und deinem Arbeitsbereich variieren können.
Was ist eigentlich ein Motivationsschreiben?
Das Motivationsschreiben bzw. Bewerbungsschreiben ist Teil deiner Bewerbungsunterlagen. In deinem Motivationsschreiben machst du dem Betrieb klar, warum genau du der/die Richtige für die Lehrstelle bist. Wenn du dich im Vorhinein über das Unternehmen schlau machst, fällt dir das Schreiben bestimmt einfacher. Gib dein Motivationsschreiben vor dem Absenden am besten einem Erwachsenen zum Korrekturlesen – eine gute Bewerbung ist vor allem fehlerfrei!
Welche Lehrlingsinitiativen gibt es in meiner Region?
In Vorarlberg gibt es eine Vielzahl von regionalen Lehrlingsinitiativen, die sich in deiner Region für die Lehrlingsausbildung stark machen. Hier findest du eine Übersicht über die verschiedenen Initiativen: • Leiblachtal, www.leiblachtal-erleben.eu • Werkraum Bregenzerwald, www.werkraum.at • Lehre Hofsteig, www.hofsteig.com • Lehrlingsinitiative Lustenau, www.lustenau.at/lehre • Hohenemser Lehrlingsbörse, www.hohenems.at/lehrlingsboerse • EXTRIX Lehre am Kumma, www.extrix.at • WIGE im Vorderland & HeartBeat, www.wige-vorderland.at • Lehre im Walgau, www.lehre-im-Walgau.at • Lehre Montafon, www.lehremontafon.at
Was muss ich vor dem Bewerbungsgespräch beachten?
Plane am Tag des Bewerbungsgesprächs genug Zeit ein, du solltest niemals zu spät zum vereinbarten Termin kommen. Informier' dich schon vorher wie du am besten zur Adresse des Unternehmens kommst, welcher Bus oder Zug dich dort hinbringt oder wie lange die Fahrt dauert. Achte auf ein gepflegtes Aussehen, lass unbedingt den Kaugummi weg und schalte dein Handy aus. Sollte es passieren, dass du den Termin absagen musst (z. B. weil du krank bist) ruf früh genug bei deiner Ansprechperson im Unternehmen an und verschiebe deinen Termin.
In meinem Wunschbetrieb ist die Lehre, die ich gerne machen würde, nicht ausgeschrieben – muss ich mir jetzt etwas Anderes überlegen?
Wenn du deinen Traumberuf auf Anhieb nirgends ausgeschrieben siehst, ist das nicht unbedingt ein Grund die Zukunftspläne komplett überdenken zu müssen – du kannst dich auch bei einem Betrieb bewerben, ohne dass dieser eine Stellenanzeige geschalten hat. Das nennt man Initiativbewerbung.
Arbeitsbereiche
VerwaltungsassistentInnen kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen, indem sie Angebote einholen, sie untereinander vergleichen und nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen entscheiden.
Im Verwaltungsbereich organisieren sie Dienstreisen und Veranstaltungen sowie deren Abrechnung. Außerdem koordinieren sie Termine, Besprechungen und Sitzungen. Bei der Abwicklung der täglichen Büroarbeiten (z. B. Schrift- und Zahlungsverkehr, Ablagearbeiten, Posteingang und Postausgang) bedienen sich VerwaltungsassistentInnen moderner Bürokommunikationstechniken.
VerwaltungsassistentInnen arbeiten auch in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung mit. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich ist die Betreuung und Information von BesucherInnen oder Kundinnen/Kunden (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Fremdsprachenkenntnisse sind heute in diesem Beruf unerlässlich.
Arbeitsumfeld
VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büro- und Kanzleiräumen hauptsächlich öffentlicher Institutionen. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleginnen/-kollegen und Vorgesetzten, aber auch mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen (siehe z. B. °Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)#, °Bürokaufmann/-frau (Lehrberuf)#, °Amtsgehilfe/Amtsgehilfin#, °Verwaltungsfachbeamter/Verwaltungsfachbeamtin#). Häufig haben VerwaltungsassistentInnen auch Kundenkontakt.
Arbeitsmittel
VerwaltungsassistentInnen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, EDV-gestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen. Sie bedienen Computer, diverse Bürokommunikationsgeräte (z. B. Telefone, Fax-Geräte) und Büromaschinen wie z. B. Kopierer und Frankiermaschinen.
