Kurzbeschreibung

Verwaltungsassistentinnen und -assistenten sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt (Parteienverkehr).

Tätigkeiten

• Verwaltungsassistenz – Zusammenarbeit mit Verwaltungsfachbeamten/Verwaltungsfachbeamtinnen
• allgemeine Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
• Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
• Bestände (Büroausstattung, Büromaterial usw.) beschaffen und führen
• Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
• Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
• IT und betriebliche Softwareprogramme anwenden
• Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
• Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
• Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
• Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen

Anforderungen

In jedem Beruf brauchst du ganz spezielles fachlisches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen, welche fachlichen Kompetenzen in diesem Beruf besonders wichtig sind.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

• Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• genaues und sorgfältiges Arbeiten
• selbstständiges Arbeiten
• Einsatzfreude
• Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
• Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

• gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• Fremdsprachenkenntnisse
• gute Deutschkenntnisse
• schriftliches Ausdrucksvermögen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Aufgeschlossenheit
• Kommunikationsfähigkeit
• Kontaktfreude
• Kritikfähigkeit
• Kund*innenorientierung

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Freundlichkeit
• Selbstvertrauen / Selbstbewusstsein
• Verschwiegenheit / Diskretion

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• Koordinationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Planungsfähigkeit
• systematische Arbeitsweise

Arbeitsbereiche

Der Hauptaufgabenbereich von Verwaltungsassistentinnen und -assistenten ist die Abwicklung der täglichen Büroarbeiten in ihrer jeweiligen Abteilung. Dazu gehörten z. B. Schrift- und Telefonverkehr, Posteingang und Postausgang inklusive Ablage (insbesondere elektronisch), Wartung und Aktualisierung von Datenbeständen in Datenbanken und mitunter auch Zahlungsverkehr. Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Sitzungen und organisieren sie Veranstaltungen und Dienstreisen sowie deren Abrechnung. Bei all ihren Arbeiten bedienen sich Verwaltungsassistent*innen moderner Bürokommunikationstechniken.

Verwaltungsassistentinnen und -assistenten kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen, indem sie Angebote einholen, sie untereinander vergleichen und nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen entscheiden.

Sie arbeiten auch in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung mit. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich ist die Betreuung und Information von Besucher*innen oder Kundinnen/Kunden (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Fremdsprachenkenntnisse sind heute in diesem Beruf unerlässlich.

Arbeitsumfeld

Verwaltungsassistent*innen arbeiten in Büro- und Kanzleiräumen hauptsächlich öffentlicher Institutionen. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleginnen/-kollegen und Vorgesetzten, aber auch mit Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen (siehe z. B. °Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)#, °Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)#, °Amtsgehilfe / Amtsgehilfin#, °Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin#). Häufig haben Verwaltungsassistent*innen auch Kundenkontakt.

Verwaltungsassistentinnen und -assistenten arbeiten hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten ihrer Arbeitgeber und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig.

Arbeitsmittel

Verwaltungsassistent*innen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, computergestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen und verwenden unterschiedlichste (elektronische) Formulare. Sie bedienen Computer, Laptops, Kopierer, Scanner und andere Bürogeräte und verwenden für die Kommunikation die verschiedenen Kommunikationsformen wie z. B. Telefone, Mobiltelefon, E-Mail, Internet- und Videotelefonie.